Ein elektrisierender Neuanfang – Die Etablierung eines tagesaktuellen, automatisierten, auf SAP-Daten basierten Reporting-Systems in einem globalen Energietechnik-Unternehmen
Aufgabe
Nach der Ausgliederung aus einem global agierenden Mutterkonzern sah sich unser Kunde mit einem dringlichen Problem konfrontiert: Die umfangreichen Ressourcen, die dem Kunden in IT und BI für Finanzen und Vertrieb zur Verfügung gestanden hatten, waren nun nicht länger zugänglich. Um jedoch das Unternehmens- und Produktmanagement zukünftig effektiv und effizient gestalten zu können, musste die Etablierung eines neuen, automatisierten und vor allem global verknüpften und tagesaktuellen auf SAP-Daten basierten Reporting Systems her – eine Herkulesaufgabe, bei der andere Beratungsunternehmen erfolglos geblieben waren.
Für unseren Kunden war bislang eine übergreifende Automatisierung der Datenabfragen nicht durchsetzbar gewesen. Man behalf sich zur Überbrückung der internationalen Datenpools mit statischen, aufwendigen und zeitintensiven manuellen Rohdatenexporten in Form von Excel-Tabellen zur Auswertung, die jedoch nicht ausreichten, um dem agilen Charakter eines modernen Unternehmens gerecht zu werden. Auch sollten die sieben verschiedenen SAP-Systeme – eines pro Firmenstandort – in der Auswertung ihrer Daten zusammengefasst und vereinheitlicht werden, um jederzeit einen aktuellen, unternehmensweiten Überblick für verschiedene Stakeholder bieten zu können. Das Ziel war so klar wie komplex: eine erstmalig konsolidierte Darstellung der sieben verschiedenen SAP-Systeme mit hohem Detailreichtum bis auf Order Level, die eine Harmonisierung der Produktvielfalt in sich vereinte und dabei bei stets höchster Datenqualität den geringstmöglichen Pflegeaufwand einforderte, um die Langlebigkeit des Tools unternehmensweit zu fördern.
Hier kamen wir ins Spiel, um mit dem Unternehmen in agiler, persönlicher Zusammenarbeit ein Produkt zu entwickeln, das eben diese vereinfachte, datengetriebene Entscheidungsfindung in Sachen Finanzen und Produktion durch Dashboards langfristig ermöglichen würde.
Umsetzung
In unserer Zusammenarbeit wurde schnell klar, dass sich die Bedürfnisse unseres Kunden nicht bloß auf die Verknüpfung der unterschiedlichen Datenstrukturen erstrecken würden. Unsere Lösung würde zweierlei umfassen, um den Ansprüchen und der Effizienz des Unternehmens gerecht zu werden: Ein Finance Dashboard einerseits, und ein Pricing Workbook andererseits.
Doch der Reihe nach. Unser Kunde hatte sich bereits das weltweit etablierte Tool SAP zu Nutze gemacht. SAP brachte den Vorteil, dass hierüber Informationen schneller und flexibler zugänglich gemacht werden konnten. Im Backend, dem funktionalen Teil des Tools jenseits der optisch greifbaren Benutzeroberfläche, zeigte sich hier jedoch, dass die Standardisierung auch ihre Problemstellungen mit sich brachte: dass die Logik der Hintergrundvorgänge nicht immer vollends einheitlich war, erschwerte es uns, die standardisierte Funktionsweise den konkreten Bedürfnissen unseres Kunden anzupassen.
So erfolgte nun ein breit gefächerter, doch pragmatischer Lösungsansatz: Die Identifikation von SAP Hauptkennzahlen standort- und systemübergreifend zur Schaffung von globalen Standardkennzahlansichten einerseits, und die Etablierung von neuen Produkt- und Kundenbenennungsstandards durch Clustering-Algorithmen für eine Harmonisierung durch Erfassung und Verwaltung der Produktvielfalt des Kunden andererseits. All dies erfolgte stets mit dem übergeordneten Ziel im Blick, das scheinbar unmögliche erstmalig möglich zu machen: die Verbindung der globalen SAP-Systeme.
Bereits in unserem ersten Gespräch mit dem Kunden stellten wir die Weichen für das Endprodukt, wobei Etablierung dieses neuen Ansatzes zum Umgang mit Daten vorrangig und zukunftsweisend dem Ziel dienen sollte, das Pricing analysierbar zu machen – und zwar auch auf globaler Ebene. Revenue, Produktion, Produktvielfalt und Backlog waren nur einige der relevanten Datensätze, auf die man effektiver und effizienter zugreifen wollte. So machten wir uns daran, diese Daten in benutzerfreundlichen und intuitiven Dashboards zu visualisieren.
Das Dashboard stellt die Informationen auf eine intuitive und maximal nutzerfreundliche Weise bereit, die von besten state of the art-Funktionalitäten eines BI-Tools bis hin zu Trainingsoptionen für User alle Vorzüge des digitalen, agilen Arbeitens in sich vereint.
Ergebnis
Das von uns konzipierte Finance Dashboard ermöglicht es der Ebene der Geschäftsführung, stets die aktuellen und wesentlichen Daten sofort abrufbereit zur Verfügung gestellt zu bekommen. Ob Revenue, Order Intake, Gross Profit oder Backlog – das Dashboard stellt all diese Informationen auf eine intuitive und maximal nutzerfreundliche Weise bereit, die von besten state of the art-Funktionalitäten eines BI-Tools bis hin zu Trainingsoptionen für User alle Vorzüge des digitalen, agilen Arbeitens in sich vereint. Dabei ist es so komfortabel zu nutzen wie eine App: Fungierend als eine Art Management Cockpit erleichtert das Dashboard so auch den Zugriff auf die notwendigen Daten der Jahresübersichten oder Standorte, und begünstigt so das vorausschauende, zukunftsgerechte und daten-basierte Planen – maximal effizient, alles auf einen Blick.
Ein ähnlich pragmatischer und effektiver Ansatz liegt auch dem für den Vertrieb aufbereiteten Pricing Workbook zu Grunde: Mit visualisierten, detaillierten Analysen in jeglicher Hinsicht bis auf Order Level werden so die globalen Datensätze vergleich- und auswertbar. Jede Fragestellung, die die Sales-Abteilung betrifft, lässt sich optimal anpassen und so anhand von stets aktuellen Datensätzen in nur wenigen Schritten beantworten, fungierend wie ein optimal zuschneidbarer Data Cube, der finanzielle Einblicke auf Produkt- und Angebotsebene bietet. Dank integrierter Feature Updates, optimierter ein- und ausklappbarer Filterleiste für ideale Screenshots und Präsentationsmodus, Info-Buttons zu Outliern in den Datensätzen und der einfach zu verwendenden Navigationsbar ermöglicht das Workbook nicht nur eine optimale Nutzung der Filter mit hohem Nutzerkomfort.
Auch lassen sich benutzerdefinierte Anlagen als Standards festlegen, die den Aufwand für den täglichen Nutzen per individuellem User deutlich minimieren, und so das Springen zwischen Analysen und Dashboards umso effektiver gestalten – und auch eine eigene Erstellung dieser Datenvisualisierungen für die Nutzer langfristig möglich macht. Durch die automatisierte Tagesaktualität des Tools kann unser Kunde nun nicht nur auf viel genauere Daten zugreifen, sondern Kosten und Mühen einsparen - wo zuvor größere Teams an Mitarbeitenden bereitgestellt werden mussten, sich zusätzlich um die aufwendige und zeitintensive Beschaffung möglichst aktueller Daten für das Tagesgeschäft zu kümmern, erledigt diese Arbeitsschritte das Dashboard nun täglich, sofort und von selbst. So können nun alle Mitarbeiter, standortunabhängig, von dieser Implementierung profitieren und ihren Arbeitsalltag effektiver und effizienter gestalten.
Ausblick
Nicht nur hat uns unser Kunde vor eine spannende Herausforderung gestellt, die wir als erfahrenes und eingespieltes Team gemeinsam meistern durften; unsere kundennahe, effiziente Zusammenarbeit hat für uns eine agile Herangehensweise bewahrt, mit der wir stets auf neue Bedürfnisse oder sich ändernde Prioritäten umgehend reagieren konnten. Doch nicht nur durch einen völlig neuen, intuitiven und agilen Ansatz zur Datenanalyse und -management für Finanzen und Sales hat unser Kunde für sich hierbei einen großen Vorteil verbuchen können: Durch begleitende Workshops, die die Mitarbeitenden schulten und verständlich an die neuen Dashboards heranführten, trat hier ein deutlicher Self-Service-Aspekt in den Vordergrund, der dem Unternehmen und den Mitarbeitenden selbst nicht nur aufschlussreiche Einblicke in ihre hochwertigen Datenmodelle liefert, sondern vor allem auch langfristig Ressourcen spart und die Langlebigkeit des Produktes durch den geringen manuellen Pflege- und Wartungsaufwand der Datensätze nachhaltig fördert.
Mit der erfolgreichen Erstellung eines tagesaktuellen SAP-basierten Reportings für ein globales Unternehmen gelang uns nicht nur die Lösung eines herausragenden, komplexen Problems. Ein solches Projekt verdeutlicht, dass Daten-getriebene Entscheidungen auf jeder Ebene, in jedem Detailumfang, zu jedem Zweck, lokal und global, weiterhin der effektivste und effizienteste Ansatz sind, ein Unternehmen langfristig zu Souveränität und zukunftsorientiertem Handeln zu ermächtigen.
Piero Alessio
Geschäftsführer
